แนะนำ Features เอกสารสำคัญทางการขาย ที่ไม่ควรมองข้าม

• เอกสารใบเสนอราคา Quotation
• เอกสารใบสั่งขาย Sale Order
• เอกสารใบมัดจำ Deposit
• เอกสารใบกำกับภาษี Invoice
• เอกสารใบแจ้งหนี้ Invoice of MA Fee

🔹 1. ใบเสนอราคา (Quotation)

คือ: เอกสารเสนอราคาสินค้าหรือบริการให้ลูกค้า
สำคัญเพราะ:

• สร้างความชัดเจนในราคาก่อนตัดสินใจ

• ลดความเข้าใจผิดในรายละเอียดสินค้า/บริการ

• ใช้เป็นหลักฐานเบื้องต้นก่อนตกลงซื้อขาย

• บันทึกใบเสนอราคาบนมือถือ :

  ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถสร้างใบเสนอราคาบนมือถือได้สะดวกรวดเร็วช่วยให้ส่งเอกสารใบเสนอราคาให้ลูกค้าได้ทันเวลา ไม่พลาดทุกโอกาสการขาย

• ส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าได้ทันที : สามารถดูตัวอย่างพร้อมส่งอีเมลใบเสนอราคาให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทันที ช่วยลดขั้นตอนการทำงานของพนักงานขายให้น้อยลง
• อนุมัติใบเสนอราคาก่อนส่งมอบให้ลูกค้า : ผู้บริหารสามารถตรวจสอบความถูกต้องของใบเสนอราคาแล้วพิจารณาการอนุมัติผ่านมือถือ และระบบยังแจ้งผลการอนุมัติผ่านอีเมลให้ทราบทันที

🔹 2. ใบสั่งขาย (Sales Order)

คือ: เอกสารภายในที่ใช้ยืนยันคำสั่งซื้อจากลูกค้า
สำคัญเพราะ:

• ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อ/จัดส่งดำเนินการตามคำสั่งได้อย่างถูกต้อง

• เชื่อมโยงไปยังระบบสต็อกและการจัดส่ง

• เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการขาย

• เตรียมการผลิตและสั่งซื้อได้ถูกต้อง : ยืนยันการสั่งซื้อของลูกค้าเพื่อเตรียมการผลิต หรือจัดส่งได้ถูกต้อง ลดความผิดพลาดของกระบวนการขายได้มากขึ้น
• อ้างอิงข้อมูลจากใบเสนอราคาได้ : ระบบจะดึงข้อมูลในเอกสารใบเสนอราคามาแสดงให้อัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาด และสะดวกรวดเร็วในการทำงาน
• กรองใบสั่งขายที่ยังไม่ได้เปิดใบกำกับภาษี : สามารถกรองข้อมูลเอกสารใบสั่งขายที่ยังมิได้เปิดใบกำกับภาษี ตามสถานะเอกสาร ที่ช่วยให้คุณไม่พลาดการติดตามทุกเอกสาร

🔹 3. ใบมัดจำ (Receipt for Deposit)

คือ: เอกสารแสดงการรับเงินมัดจำจากลูกค้า
สำคัญเพราะ:

• เป็นหลักฐานยืนยันว่ามีการชำระเงินบางส่วนแล้ว

• ใช้ในการบริหารคิวงานหรือจองสินค้า

• มีผลทางกฎหมายในกรณีเกิดปัญหาในภายหลัง

• อ้างอิงไปหักจากยอดการขายหรือยอดรับชำระหนี้ : สามารถอ้างอิงเงินเอกสารรับเงินมัดจำไปหักจากยอดการขายสินค้าหรือยอดการรับชำระหนี้ได้ โดยสามารถหักได้ทั้งแบบเต็มจำนวน หรือเพียงบางส่วน
• กำหนดระยะเวลาวันที่สิ้นสุดของวันที่วางเงินมัดจำได้ : สามารถกำหนดระยะเวลาวันที่สิ้นสุดของการวางเงินมัดจำที่มีการตกลงเงื่อนไขไว้ โดยโปรแกรมจะคำนวณวันที่ที่หมดอายุให้อัตโนมัติ

🔹 4. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

คือ: เอกสารแสดงรายการขายที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
สำคัญเพราะ:

• ลูกค้านำไปใช้หักภาษีซื้อได้ (กรณีเป็นนิติบุคคล/จด VAT)

• ใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายในการเสียภาษี

• จำเป็นต่อการบันทึกบัญชีทั้งฝั่งผู้ซื้อและผู้ขาย

• คำนวณวันที่รับชำระจากจำนวนวันเครดิตอัตโนมัติ : ระบบจะคำนวณวันที่รับชำระจากจำนวนวันเครดิตของลูกหนี้แต่ละรายที่ได้มีการกำหนดไว้ซึ่งทำให้สามารถจัดการเรื่องวันเครดิตที่ให้กับลูกค้าแต่ละรายแตกต่างกันได้ง่ายขึ้น
• ตรวจสอบวงเงินเครดิตของลูกค้า : สามารถกำหนดให้อนุญาต หรือไม่อนุญาต ให้ขายสินค้าเกินวงเงินเครดิตของลูกค้าแต่ละราย และสามารถดูรายงานเพื่อตรวจสอบวงเงินเครดิตได้
• ปิดการขายให้อัตโนมัติเมื่อบันทึกใบกำกับภาษี : สามารถกำหนดให้อัปเดตสถานะโอกาสทางการ (Opportunity) ให้เป็นปิดการขายสำเร็จ (Close Won) อัตโนมัติ เมื่อบันทึกเอกสารใบกำกับภาษี

🔹 5. ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (Advance Invoice / Pro Forma Invoice)

คือ: เอกสารเรียกเก็บเงินล่วงหน้าก่อนเริ่มงานหรือส่งมอบ
สำคัญเพราะ:

• สร้างความมั่นใจว่าลูกค้าพร้อมจ่าย

• ลดความเสี่ยงเรื่องงานที่ทำแล้วไม่ได้รับเงิน

• วางแผนบริหารงานและจัดคิวได้ง่ายขึ้น

• การออกใบแจ้งหนี้ค่าบริการล่วงหน้าจะช่วยให้คุณสามารถติดตามการต่อสัญญาการบริการได้สะดวกขึ้น โดยใช้การอ้างอิงสัญญาฉบับเดิมแล้วแก้ไขช่วงวันที่ให้เป็นรอบบริการใหม่ ซึ่งจะช่วยให้ลดความผิดพลาดและเวลาที่ใช้ไปกับงานด้านเอกสาร และช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการบริการลูกค้าได้

🔹 7. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

คือ: เอกสารที่แสดงว่าลูกค้าได้ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว
สำคัญเพราะ:

• เป็นหลักฐานยืนยันการชำระเงิน

• ลูกค้าเก็บไว้ใช้ตรวจสอบหรือเบิกบริษัท

• ใช้บันทึกรายรับในบัญชีของธุรกิจ

✅ บทสรุปภาพรวม

"เอกสารแต่ละประเภท เปรียบเสมือน 'ตัวกลางแห่งความเข้าใจ' ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย — เพื่อความถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอนของธุรกิจ" อย่าช้าติดต่อเรา